Fase 3 – Afrapportering og regnskab
Når projektet er afsluttet, skal du afrapportere. Det skal ske senest 3 måneder efter projektets afslutning, medmindre andet er aftalt med Kulturkantens sekretariat, eller det fremgår af bevillingsbrevet.
Eftersom Kulturkanten har skiftet puljehåndteringssystem, bliver en række afrapporteringsprocedurer ændret. Her fremgår de typiske trin for aftapportering – er du i tvivl, så kontakt venligst sekretariatet.
HUSK! At der kan være særlige afrapporteringsvilkår fra netop den pulje, du har modtaget støtte fra. Det bør fremgå af bevillingsbrevet og/eller vejledningen til puljen.
Der er typisk 5 dele i afrapporteringen for Kulturkanten.
- Oplysninger om projektet samt evaluering: Her skal du beskrive forløbet for dit projekt: udvikling og afvikling. Der vil være forskellig fokus fra pulje til pulje som typisk vil fremgå af puljevejledningen - ellers skal du følge afprapporteringssystemet.
- Dokumentation: Du vil typisk blive bedt om at uploade billeder og eller video som dokumentation og som du mener er beskrivende for dit projekt. Du skal huske, at Kulturkanten også gerne vil formidle hvad vi støtter, og vi skal derfor have tilladelse til at dele billederne, og billederne må derfor gerne have en vis kvalitet.
- Regnskab: Kulturkanten har forskellige krav til regnskabet alt afhængig af puljer og beløbsstørrelser. Se de generelle betragtninger og find relevant vejledning herunder.
- Formidling: Ved nogle puljer vil der være krav om formidling af projektet. Men selv om der ikke er krav herom, vil vi generelt meget gerne kunne formidle hvad vi har støttet af gode projekter til vores partnere og omverdenen. Så hvis du har pressemeddelser, artikler, flotte billeder eller relevante videoer, tager vi meget gerne i med dem som bilag ved afrapporteringen.
Regnskab
-
Når du har modtaget et projekttilskud fra Kulturkanten på op til 100.000 kr., skal du ikke aflægge godkendt regnskab, men erklære ved tro og love, at tilskuddet er anvendt fuldt ud til formålet og i overensstemmelse med eventuelle krav i bevillingsbrevet.
Du kan dog blive bedt om at uploade et regnskab med den afrapportering, eller eftersende det.
Når du afgiver erklæringen, står du inde for, at tilskuddet er anvendt til det formål, som det er bevilliget til, og at betingelser for anvendelse af tilskuddet er opfyldt. Betingelserne fremgår af bevillingsbrevet.
Du er uanset hvilken beløbsstørrelse forpligtet til at gemme dine kvitteringer i op til 5 år.
Bemærk, at afgivelse af urigtig erklæring kan straffes efter straffelovens §163.
Erklæringen er en del af det digitale afrapporteringssystem.
-
Hvis dit projekt har fået en bevilling på mellem 100.000 kr. og 500.000 kr., skal projektets regnskab gennemgås og underskrives af en regnskabskyndig person eller revideres af en statsautoriseret eller registreret revisor efter §§ 5-9 i Kulturkantens instruks om regnskabs- og revisionsbestemmelser.
Find vejledning for regnskabskyndiges gennemgang af regnskaber her.Det er en fordel, at regnskabet er direkte sammenligneligt med budgettet i ansøgningen. Anvend derfor regnskabsskabelonen som bygger på Kulturkantens budgetskabelon.
-
Hvis dit projekt har fået en bevilling på mere end 500.000 kr., skal regnskabet revideres af en statsautoriseret eller registreret revisor. Revisoren skal revidere regnskabet efter Kulturkantens instruks om regnskabs- og revisionsbestemmelser.
Find Kulturkantens instruks om regnskabs- og revisionsbestemmelser her. -
Du skal være opmærksom på, at uanset størrelsen på din støtte, udtager Kulturkanten projekter til stikprøver.
Hvis du udtages, får du besked om dette inden for tre uger, efter vi har modtaget din afrapportering. Vi vil vejlede dig i, hvordan regnskabet skal se ud, hvis det bliver relevant.
-
I nogle puljer er der krav om medfinansiering, som varierer. Derfor beder vi dig angive, hvor stor en del af støtten du har anvendt, og hvor meget støtten procentvis udgør.
-
Husk, at du altid skal beholde dine kvitteringer og øvrigt regnskabsmateriale i 5 år fra udgangen af det kalenderår, hvor projektet er afsluttet.
-
Hvis der sker ændringer i finansieringen eller budgettet undervejs, skal du huske at få dette godkendt og opdateret hos Kulturkanten.
Det er vigtigt så vi kan drage de rette konklusioner når vi gennemgår afrapporteringen.
